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作業時間をどう確保するか?

初訪問のあなたも、常連のあなたも、こんにちは。
カナ文字工房の関 香奈枝です。
今回は、作業時間をどう確保するか?というテーマで話を進めていきます。
あなたは、もう仕事としてテープ起こしをされているでしょうか。
それともまだ練習中で、これから仕事としてみようと思っていらっしゃる方でしょうか。
いずれにせよ、本格的にテープ起こしを仕事としてやっていくのであれば、タイムマネジメントの技術は欠かせないものです。
先日の記事でも申し上げましたが、個人事業主としてテープ起こしをする場合、あなたに休みなさい、仕事をしなさいと言ってくれる人はいません。
あなたが社長であり、社員であるのですから、スケジュール管理は自由にできるわけです。
タイムマネジメントの方法として何を行えばよいか具体的に解説します。

1 あなたの普段の行動を振り返り、次の四つに仕訳してみる
(1)緊急かつ重要なこと(クレーム対応、急に体調が悪くなり通院する、など)
(2)緊急ではないが、重要なこと(自己啓発、単語登録のメンテナンス、など)
(3)緊急だが、重要ではないこと(かかってきた電話への対応、など)
(4)重要でも緊急でもないこと(ひまつぶしにネットサーフィンする、長い談笑、など)

「緊急ではないが、重要なこと」は、ついつい後回しにしてしまいがちなことばかりですね。
しかし、これを普段から気を付けて取り組んでおくことで、「緊急かつ重要なこと」が発生する事態を防ぐことができます。
クレームやトラブルが発生しないための下準備をしておくことで、普段から気分良く過ごすことができそうですね。

2 あなたの行動のうち、人や機械に任せられるものを仕訳してみる
(例)
・お洗濯→全自動洗濯機に任せる
・食器洗い→全自動食器洗浄器に任せる
・部屋の掃除→お掃除ロボットに任せる
・ちょっとしたお買い物→同居者がいたら、同居者に任せる
・食料品の買い出し→生協などの宅配を利用する
・エアコンの掃除→ハウスクリーニング業者を利用する

実は、自分でやらなくても良い行動ってたくさんあるんです。
お任せできそうなものはお任せすると、仕事時間も今よりずっと確保できるかもしれません。

3 ノート、手帳、PCやスマホアプリなど、時間管理するためのグッズを準備する
タイムマネジメントは漠然と行うのではなく、面倒でも目に見えるようにカレンダーや手帳につけて管理することをお勧めします。
文房具店には専用のリフィル、ノートもありますので、これらを使ってみると良いでしょう。
自分で大学ノートに線を引いたり、パソコンを使ったりして自分でオリジナルフォーマットを作っても良いですし、パソコンやスマートフォンのアプリを利用するのも良いですね。
お気に入りのもので、計画を書いてみましょう。

4 次の4種類のリストを作る
・何年先でも良いから叶えたいこと、欲しいものが書かれたリスト
・1年間でやりたいことのリスト
・1ヶ月ごとのやるべきこと、やりたいことのリスト
・今日1日の行動リスト
企業でいうところの、長期計画、中期計画、短期計画のようなものですね。
ここで重要なのは、「緊急ではないが、重要なこと」を意識して盛り込むことです。

5 1か月ごとのやるべきこと、やりたいことのリスト、今日1日の行動リストに次の予定を書き入れる
・通院日
・補装具の採寸業者が来る日
・友達との約束
・家事、食事、入浴といった時間
これらを除いた残りの時間が、あなたの仕事時間になります。
あなたは、どのぐらい確保できそうですか?
仕事ができそうな時間と作業の見積もりができることで、具体的なスケジュール管理ができるようになることと思います。

6 スケジュールを可視化することで、得られる良い効果は?
・時間は、実はたくさんあるんだということに気がつき、心に余裕ができます。
・実現するのに何年も先だろうと思っていたことが、もっと早く叶ってしまいます。
・計画を立てることで論理的に考えるトレーニングにもなるので、周りを見る余裕もできてきます。
・やりたいこと、やるべきことをリストアップすることで、やり残しを防ぐこともできます。
・体力が温存できます
・気分が安定します
・不義理をすることが減ります
・なぜかトラブルが減ります

私自身、このタイムマネジメント方は教えてもらったのは平成26年(2014年)でした。
その頃からずっと、今でも手帳に自分の予定を書き続けております。
不思議なことですが、このタイムマネジメント方法を行うようになってから、充実感が得られるようになりました。
自分が思っているよりもずっといろいろなことができて、日々、感謝の心で終えることができ、ありがたいなと思っています。
できないことがあったとしても、別の日に予定を振り替えて、次の予定でやればいいやという心の余裕ができまして、必要以上に自分を責める時間が減ったのも良かったです。
行動の取捨選択もできるようになるので、自分のエネルギーを効率的に使えるようになった気もします。
何よりうれしかったのは、自分は今日1日これだけのことができた、1年前の手帳を振り返って、これだけのことを自分はやってきたのだという自信が持てたことでした。

時間を管理するのに非常に参考になる書籍がありますので、紹介しておきます。
興味のある方は、以下のリンクをクリックしてみてください。

松尾昭仁 著『1分間「仕事術」』


中井隆栄 著『1日を48時間にして夢をかなえる』


今回は、作業時間をどう確保するか?というテーマでお話を進めてきました。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
この記事が、あなたの何かにお役に立てば幸いです。

次の記事も、参考にどうぞ。
風を引いたけど、仕事をこなさなければならないときの対処法
通院日と休暇はどう確保するか?(個人事業主向け)

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