RSS

Wordの検索と置換機能をフル活用せよ!そうすれば入力が速くなる-1

こんにちは、カナ文字工房の関香奈枝です。
今回は、「Wordの検索と置換機能をフル活用する」というテーマで、話を進めていきます。
あなたは、ワードの検索と置換機能でどんなものを使っていますか?
サーチ機能、ページジャンプ機能、再変換機能など、さまざまなものがありますね。
その中で、私がこの仕事をするようになってから多く使うようになり、
しかも入力速度が速くなった方法をご紹介いたします。

例として、今回は話者名とセリフの間に改行文字、またはタブ文字を入れる場合を取り上げます。
これを知っていると知らないでは、作業時間に大幅な差が出ます。
要領よく手早く作業を行うことが、テープ起こしの仕事を継続してやるコツです。
さて、いよいよ本題に入っていきましょう。

私は以前、話者名とセリフの間の改行記号、またはタブ文字をいちいち手で入力していました。
話者が多ければ多いほど多くの改行記号やタブ文字を入力しなければならないので、
いちいち手で入力していると時間もかかりますし、手が痛くなってしまいます。
改行記号やタブ文字は、話者が5人以上にもなると、1時間音声で1000文字を超えることは普通です。
1000回以上もそれらを入力するために自分の手を使うのは、時間も労力ももったいない。
改行する箇所やタブ文字を入れる箇所は自分の目で探してもいいのですが、
見落としがあるかもしれません。
見落としを防ぐためにPCを使うことは自分で手入力するよりも正確で、
しかも早く作業ができます。
そんなわけで、私は一括変換する方法を試してみたのでした。
もしあなたも改行記号やタブ文字をいちいち手で入力しているなら、
検索と置換で入力したほうが絶対いいです。
それでは、以下、やり方を解説していきます。

 

(使い方の例)
1
(1)話者名の次の行にセリフを表記したい場合
書き起こしの時、とりあえず話者名の始めと終わりにスペースを入れておきます。

□ヤマダ□おはようございます。
□タナカ□おはようございます。
□ヤマダ□今日はいいお天気ですね。

(2)話者名の次にタブ文字を入れたい場合
スペースを話者名のあとに1文字分のみ入力します。
ヤマダ□おはようございます。
タナカ□おはようございます。
ヤマダ□今日はいいお天気ですね。

2 書き起こしが終わったら、Ctrl+Gを押します。
置換のダイアログボックスが画面表示されます。

Word置換ウインドウ

3 左下の「オプション」をクリックします。

4 右下の、あいまい検索のチェックを外します。

5 特殊文字のボタンを押します。
すると、たくさんの項目が表示されます。
曖昧検索解除

6 たくさん項目が出てきましたら、
(1)話者名の次の行にセリフを入れたい場合
その中の「段落記号」をクリックします。

(2)話者名の次にタブ文字を入れる場合
その中の「タブ文字」をクリックします。

曖昧検索解除特殊文字

7
(1)話者名の次の行にセリフを入れたい場合
□(スペース)を「検索する文字列」に1文字だけ入力し、
^P(改行記号)を置換後の文字列に入力します。

(2)話者名の次にタブ文字を入れる場合
□(スペース)を「検索する文字列」に1文字だけ入力し、
^t(タブ文字記号)を置換後の文字列に入力します。

7 「全て置換」のボタンを押すと、一括変換されます。
(一部分だけ置換したい場合は、「置換」をクリックします)

8
(1)置換する文字列に「改行記号」を設定した場合
□(スペース)を入れた場所が改行記号となり、セリフは話者名の次の行に表記されるようになります。
また、それぞれの話者の話者名とセリフがまとまって表記されます。

ヤマダ
おはようございます。

タナカ
おはようございます。

ヤマダ
今日はいいお天気ですね。

(2)置換する文字列に「タブ文字」を入れた場合
□(スペース)を入れた箇所がタブ文字になり、
話者名のすぐ右側にタブ文字が表記されます。

ヤマダ→おはようございます。
タナカ→おはようございます。
ヤマダ→今日はいいお天気ですね。

ねっ?なかなかいいでしょう?

ちょっと設定してボタンをクリックするだけで、
文章の中で改行させたい部分、あるいはタブ文字を入れたい部分全てを一括で変換できるんです!
もしあなたが原稿を仕上げるまでに時間がかかることを悩んでいるなら、
一度検索と置換をフル活用することをお勧めします。
きっと、作業時間が短縮すること請け合いです。

ブログランキング・にほんブログ村へ
にほんブログ村


人気ブログランキングへ




スポンサーサイト

スポンサーリンク

プロフィール

カナ文字工房 関香奈枝

Author:カナ文字工房 関香奈枝
あなたは事情があって
外で働けないからといって、
自分で収入を得ることを
あきらめていませんか?
このブログでは、
実際に現役の音声反訳者である私が
テープ起こしのコツや
役立つグッズを紹介していきます。
詳しいプロフィールはこちらからどうぞ。

最新記事

カテゴリ

最新コメント

メールフォーム

名前:
メール:
件名:
本文:

ブログ村ランキング

検索フォーム

RSSリンクの表示

リンク

ブロとも申請フォーム