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文章入力の練習法(会議編)

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こんにちは。

カナ文字工房の関香奈枝です。

あなたは、きっと会議に出席されたことがあるでしょう。
そして、その会議の記録係になることもあるのではないでしょうか?
記録係になったけど、作業のコツが分からなくて、
戸惑っている方もいらっしゃると思います。

そんなあなたに、
今回は、組織に属している方なら一度は経験する、
「会議」の文字入力練習法について、お知らせいたします。

1 会議録入力のために事前に行う準備は?


(1)日時、会場、出席者、テーマを把握する
当たり前といえば当たり前ですが、
いつ、誰が、どこで、何を話し合ったのかについて理解しておくことが大切です。

(3)声を聞き分けられるようにしましょう
以前の記事にも書きましたが、
誰の声がどんな声質なのかを聞き分けるリストを作りましょう。
参考記事:話者の聞き分けに使えるソフト『おこ助Pro3』

(2)音声を準備しましょう
ご自分が所属されている組織の会議を録音してみるのが一番ですが、
それができない場合は、
国会中継やテレビドラマの会議風景の音声を録音して、
使うのも良いでしょう。
ただし、録音方法や録音する元のもの、
利用方法によっては著作権法に触れますから、
取り扱いに注意しましょう。
参考:著作権法第30条

初心者は5分ぐらいから始め、
徐々に長い音声にチャレンジすると良いと思います。

(4)入力前に、音声を聞いてみましょう
慣れるとこの作業をしなくても済むようになりますが、
初心者の場合は音声を事前に聞いておくと、
より正確な記録ができます。

(5)文字起こしの仕様を確認しましょう
・ケバ取り(えーと、うん、あのーなどの意味のない言葉や相づちは省いて文字起こしする)
・素起こし(えーと、うん、あのーなどの意味のない言葉や相づちも文字起こしする)
これを間違えると、提出してから大目玉をくらいますから、
事前にきちんと確認しておくことが大切です。

 

2 実際に入力してみましょう


音声を少し聞き、音声を止め、文字を入力する。
聞き取れなかった所はもう一度聞いて再度文字入力をする。
これの繰り返しです。

作業のポイント1:一度に聞く音声は短めに
一度に長く音声を聞いてしまうと、
文字入力をしている間には部分的に忘れてしまいますので、
一度に聞く音声は短めにすると良いようです。

作業のポイント2:音声と同じ早さで入力は不可能であることを理解する
音声の早さで入力しようとしてしまいがちですが、
よほどの訓練をしていない限りは、
音声と同時に入力が終わるなどということはありえません。
そのことを念頭に置いて作業しましょう。
初心者の場合、5分の音声を文字起こしするのに30分以上かかるのは普通のことです。

作業のポイント3:声の聞き分けに注力しよう
会議録では、誰が何を言ったかを正確に記録する必要があります。
声の聞き分けがきちんとできることは、特に大切です。

作業のポイント4:作文をしない
会議録は、あくまでも記録です。
ですから、あなたの考えを入れる余地はありません。
自分の考えとは違った意見を発言している人がいたとしても、
それは文字起こしの仕様で、かつ、発言者が言った内容のとおりに文字起こしします。

 

3 音と入力内容が合っているか、確認をしましょう


音を聞きながら、入力内容と照らし合わせて確認します。(これを音合わせと言います)
音合わせをすると、入力内容が少し間違っていることがあります。
入力に神経を注いでいるためでしょうか。
音合わせをする段階で、内容と違っていたら修正していきます。
また、聞き取りに自信がなかった箇所や、聞き取れなかった箇所も聞き直してみて内容が分かったのであれば、
その内容についても入力していきます。


4 再度、音と入力内容が合っているか、確認しましょう


再び音合わせを行います。
聞き直しをすることにより、正確な原稿ができますので、
面倒がらずに行います。

 

5 再度、仕様のとおりか確認します


えー、えーとなどの意味のない言葉や相づちも入れなければいけないのに入れてないとか、
数字の表記の仕方などの仕様を再度確認しましょう。
提出してしまってからでは遅いのです。

 

いかがでしたでしょうか?

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プロフィール

カナ文字工房 関香奈枝

Author:カナ文字工房 関香奈枝
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