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バックアップがいかに重要か

ハードディスク

こんにちは。カナ文字工房の関 香奈枝です。
今回は、バックアップがいかに重要かということについて、お話を進めていきます。

原稿、音声素材は、複数箇所に保存しよう
あなたは、テープ起こし原稿をどのぐらいの頻度で上書き保存されているでしょうか。また、上書き保存する場合、どこに保存しているでしょうか。それと、保存されている箇所は、いくつでしょうか。

ファイルを1カ所だけに保存するのは、大変危険です。例えば、保存先ファイルが使えなくなった場合、最初から作業がやり直しになってしまい、費やした時間も、労力も、無駄なものとなってしまうのです。特に、作業終了間近なのにファイルが呼び出せなくなってしまうと、納期遅れの原因となってしまいます。このようなことは、保存する場所を複数に分けておけば防げるのです。万が一に備え、書き起こしファイルは必ず複数の場所に保存するようにしましょう。

<バックアップを取ることは、回り回って健康維持にもつながる>
バックアップのためにちょっと手間をかけるだけで、その後の無駄な労力と時間を節約できます。また安心にもつながり、ひいては健康状態に大きく影響します。

私は、もうすぐ作業終了という時にファイルを消してしまったことがありました。納期間近だったので、睡眠時間を削って作業をしなければなりません。作業は無事に終わったものの、とても疲れてしまいました。そして、ほかの仕事をするのにも、とてもつらい思いをしながら進めなければなりませんでした。

もしファイルを複数箇所に保存していれば、睡眠時間を確保でき、体調を良くしておくことができたでしょう。健康状態を保つためにも、ファイルのバックアップをすることはとても大事だなと実感した体験でした。自宅で働くにしても、一定程度の健康状態は必要です。体調を良くしておくための手間は惜しまないほうがいいと、個人的に思います。この記事をお読みのあなたにはしっかりとバックアップを取って、きちんと眠る時間を確保されることを願っております。

<複数の保存先って、具体的にどことどこなの?>
さて、ここまでデータのバックアップがとても重要であるとお話を進めてきました。ここでは、保存先をどうしたら良いかということについて記します。

保存先を複数にする場合、次のような例が考えられます。人それぞれだと思いますので、ご自分に合った場所を探してみてください。
・デスクトップと外付けハードディスク
・マイドキュメントとクラウド上のファイルストレージ
・デスクトップとレンタルサーバー内

私の場合は、デスクトップにフォルダを作成し、音声と書き起こし原稿が一緒に保存できるようにしております。そして、そのデータを外付けハードディスクに保存しています。書き起こし作業を行う際は、デスクトップにあるデータを使用しています。
なぜデスクトップに音声や書き起こし原稿を保存しておくかというと、USBメモリーやクラウド上のファイルストレージにあるファイルを使うよりも書き起こしソフトの反応が素早くなるからです。

あなたのパソコン環境によって、書き起こしソフトの反応は変わると思います。なので、ご自分の環境ではどのような保存状態が良いかを探ってみると良いでしょう。



パソコン自体のバックアップを取ろう
ここまで、テープ起こし原稿のバックアップについてお知らせしました。ここでは、パソコン自体のバックアップがいかに大切かということについて話を進めます。

<パソコン自体のデータはどこに保存されている?>
パソコンのソフトやデータは、パソコン内のドライブCに保存されています。パソコン自体のバックアップを取るには、どうしたら良いのでしょうか?

実は、パソコン内のドライブCに保存されているデータは、全て外付けハードディスクに保存しておくことができます。Windowsの設定をちょっと変えるだけで、自動で外付けハードディスクにデータがバックアップされるようになります。いちいち手動でパソコンを操作する必要もないので、とても便利です。面倒がらずに、パソコンの設定してみると良いでしょう。今後の仕事に大いに役立つこと請け合いです。

詳しくは、PC をバックアップおよび復元する(Microsoftのページ)を参照してください。

<バックアップデータは、ハードディスク交換時にも役立つ>
もしパソコンが故障した場合、ハードディスクを交換しなければならないことがあります。ハードディスク自体は、修理工場で簡単に交換することができます。しかし、交換後のハードディスクには今までのデータは何も入っていません。パソコンのハードディスクのバックアップを取っておかないと、大事なデータが全てなくなってしまいます。

パソコンのハードディスクは、急に壊れることが多いもの。ハードディスクを交換しても再び以前と同じ状態でパソコンが使えるように備えておくのは大事だと、私は体験を通して感じています。

以前、私のパソコンはハードディスクが壊れ、パソコンが動かなくなってしまったことがありました。メインパソコンが壊れた際、サブパソコンがあったので取りあえず仕事は終えることができました。本当に助かりました。

しかし、サブパソコンもいつ壊れるか分かりません。在宅で仕事を進めていくには、リスク回避のために複数のパソコンを持っていることがとても大事なことです。そこで、私はメインパソコンを修理に出すことにしました。私は、以前からハードディスク交換に備えてパソコン自体のバックアップを取っておいていましたので、安心してハードディスク交換を依頼することができました。

待つこと数週間、ハードディスクを交換したパソコンが修理工場から自宅に戻ってきました。そして、修理済みパソコンに自分が利用するソフトウエアを再度インストールし、バックアップデータを入れました。すると、以前のパソコンの状態を再現することができたのです。もしパソコンのバックアップがなかったら、さまざまなデータは全て消去され、困った状況になっていたでしょう。この時ほど、パソコン自体のバックアップを取っておいて本当に良かったと思ったことはありません。

こういった体験から、私はパソコン自体のバックアップを取っておくのは非常に重要だと個人的に思っています。これからも、パソコン自体のバックアップは続けていこうと思います。



音声認識ソフトのユーザーデータを保存しよう
ここまで、パソコン自体のバックアップの重要性について話を進めてきました。ここからは、音声認識ソフトのバックアップについてお話しします。

<ユーザーのデータは、どこに保存できるの?>
音声認識ソフトには、ユーザーの音声認識データをパソコン以外の任意の場所に保存することができます。例えば、外付けハードディスクにユーザーのデータを保存しておけば、今お使いのパソコンが壊れてしまったり、ほかのパソコンに買い換えたりする際にも安心です。あらかじめ保存しておいた音声認識データを利用して、問題なく今までと同じように音声認識ソフトを使うことができます。

<どうやって、ユーザーデータのバックアップを取るの?>
ユーザーのデータを保存することは、比較的簡単な操作手順でできます。ですので、いざという時のためにユーザーのデータを外付けハードディスクなどに保存しておくと良いと思います。ソフトによって保存の仕方が違います。ここでは具体的な手順については説明しませんが、ソフトの取扱説明書を参考に、設定してみてください。

私が使っているAmivoiceSP2での手順説明は、後日また別記事でお伝えしようと考えております。
どうぞ、お楽しみに!

<パソコン1台だけにデータ保存するのは危険>
音声認識ソフトの仕様によっては、パソコン1台のみにしかインストールできない場合があります。しかし、パソコン1台だけにユーザーのデータを保存しておくのは危険です。普段使っているパソコンが何らかの状態で使えなくなったり、あるいは間違って自分でユーザーのデータを消したりしてしまった場合、音声認識ソフトを鍛え直さなければならなくなってしまうからです。

ソフトを鍛えるのが2度目以降であれば、初めてソフトを使った場合よりは早く認識率が上がるようになると思います。しかし、一から音声認識ソフトを鍛え直す手間がかかることは変わりありません。

私は、AmiVoiceSP2という音声認識ソフトを使っています。私が初めてこのソフトを鍛えた時には、使いやすい状態になるまでに半年以上かかりました。このことから、2度目以降に音声認識ソフトを鍛え直す場合でも数カ月の時間が必要なことは簡単に想像できます。

せっかく手間暇かけて鍛え上げた、音声認識ソフト。どんな状況になっても、今までの状態を維持して使えるようにしておきたいものです。

まとめ
原稿や音声素材のデータ、パソコンのドライブCや音声認識ソフトのユーザーのデータは、在宅でテープ起こしを仕事とするうえでとても大事なものです。今まで積み上げてきたデータをこの先も使い続けられるよう、バックアップは必ず取っておきましょう。

外付けハードディスクは、家電量販店などで手に入ります。最低一つは持っているといいかもしれません。
500Gから1TBまでデータの容量は様々ですが、大容量を保存できるものを選ぶことを個人的にはお勧めします。

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今回はバックアップの重要性ということについて、お話を進めてきました。最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。この記事が、あなたの何かに役に立てば幸いです。

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